Überblick über E-Rechnungspflicht, XRechnung und ZUGFeRD
Was ist eine E-RECHNUNG?
Das ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt
und empfangen wird. Sie muss die Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU (und damit der
CEN-Norm EN 16931) erfüllen, um automatisiert verarbeitet werden zu können.
Anerkannte Formate sind unter anderem:
- XRechnung ( ein reiner XML-Datensatz) ist ein Standard für die elektronische Rechnungsstellung.
Sie wird in Deutschland von öffentlichen Verwaltungen und deren Lieferanten verwendet. Sie ist in
XML verfasst und kann deshalb in verschiedenen Softwaresystemen empfangen und weiterverarbeitet
werden. - ZUGFeRD ab Version 2.0.1 ( Kombination aus PDF und XML-Datensatz) :„Zentraler User Guide des Forums
elektronische Rechnung Deutschland“) ist ein deutscher E-Rechnungsstandard, der XML und PDF/A kombiniert.
Er ermöglicht eine automatisierte Verarbeitung und bietet ein lesbares PDF.
- Schnelle und fehlerfreie Verarbeitung:
- Durch maschinenlesbare Formate werden Rechnungen effizient verarbeitet, was Fehlerquellen minimiert
und die Abwicklung beschleunigt. - Reduzierter Arbeitsaufwand:
Automatisierte Prozesse verringern den manuellen Aufwand, sodass Mitarbeiter mehr Zeit für wertschöpfende
Tätigkeiten haben. - Kosteneinsparungen: Unternehmen profitieren von niedrigeren Betriebskosten, da keine Druck-, Versand- oder
Lagerkosten für Papierdokumente anfallen. - Ökologische Ressourcenschonung: Der Verzicht auf Papier, Drucker, Tinte und Versand reduziert den ökologischen
Fußabdruck erheblich und fördert eine nachhaltige Unternehmenspraxis.
- Flexibel: Die ortsunabhängige Rechnungsstellung ermöglicht flexibles Arbeiten von überall. Automatisierte
Prozesse reduzieren manuelle Tätigkeiten und schafft mehr Freiheiten für andere Aufgaben. Das Unternehmen ist
agiler und anpassungsfähiger. - Innerbetriebliche Effizienzsteigerung: Durch optimierte Arbeitsabläufe und eine schnellere Bearbeitung von
Rechnungen wird die Effizienz innerhalb des Unternehmens gesteigert. - Vereinfachte Archivierung: E-Rechnungen lassen sich digital speichern und organisieren, was die Archivierung
erleichtert und den Zugriff auf wichtige Dokumente verbessert.
Neue Sprachregelung: Unterschied zwischen E-Rechnung und "Sonstiger Rechnung"
(PDF-Rechnung und Papierrechnung)
Bei Rechnungen zwischen Unternehmen wird ab 2025 zwischen der E-Rechnung und der
"sonstigen Rechnung" unterschieden. Als "sonstige Rechnungen" gelten Rechnungen auf Papier,
im pdf-Format oder Excel.
- Papierrechnungen müssen vollständig von Hand bearbeitet werden
- PDF-Rechnungen werden elektronisch versendet, sind nicht in einem strukturierten Format
können nicht automatisch verarbeitet werden, erfüllen nicht die Anforderungen der EU-Richtlinie
2014/55/EU - E-Rechnungen werden automatisch bearbeitet. Dadurch entfallen viele manuelle Schritte,
was die Rechnungsabwicklung erheblich vereinfacht und beschleunigt.
Rechtliche Änderungen ab 2025
Ab 01.01.2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen und verarbeiten
und revisionssicher archivieren können.
- Für Kleinbetragsrechnungen (bis 250,00 EUR) sowie bestimmte steuerfreie Umsätze, wie z.B.
- Vermietungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, gelten Ausnahmen
- Papierrechnungen sind bis Ende 2026 noch erlaubt, haben jedoch nicht mehr den gleichen Vorrang
der E-Rechnung.
Bis zum 31.12.2026 dürfen Unternehmen in Deutschland weiterhin Papierrechnungen für inländische
B2B-Umsätze (Unternehmer an Unternehmer) versenden. Andere E-Rechnungsformate neben ZUGFeRD
und X-Rechnungen wie beispielsweise PDF sind ebenfalls noch zulässig, sofern der Rechnungsempfänger
zustimmt.
Bis zum 31.12.2027: Gleiches soll auch für 2027 gelten. Allerdings nur, wenn der Rechnungssteller einen
Vorjahresumsatz von maximal EUR 800.000 hat.
Ab 2028: Die Anforderungen sind zwingend umzusetzen.
Wichtig:
Umsätze an private Endverbraucher (B2C) und nicht innerdeutsche B2B-Umsätze sind aktuell ebenfalls
nicht von der E-Rechnungspflicht betroffen.
So nutzen Sie die E-Rechnung in Ihrem Unternehmen:
Damit Sie die E-Rechnung erfolgreich in Ihrem Unternehmen einsetzen können, brauchen Sie ein paar
technische Voraussetzungen. Zuerst sollten Sie prüfen, ob Ihre Buchhaltungssoftware E-Rechnungen
erstellen und verarbeiten kann. Falls nicht, müssen Sie vielleicht ein Update durchführen oder auf eine
neue Software umsteigen, die den gesetzlichen Vorgaben entspricht. Das braucht etwas Zeit. Es ist daher
sinnvoll, früh genug mit der Umstellung zu beginnen, um alle rechtlichen Anforderungen rechtzeitig zu
erfüllen und von den Vorteilen der E-Rechnung zu profitieren.
Wie Sie sich auf die Umstellung vorbereiten:
Die Einführung der E-Rechnung bringt viele Vorteile. Um von diesen zu profitieren, sollen Sie Ihre Abläufe
frühzeitig anpassen. Das bedeutet: Nutzen Sie die passenden Software, um E-Rechnungen zu erstellen
und schulen Sie Ihre Mitarbeiter. Nehmen Sie sie mit in den Prozess. So stellen Sie sicher, dass alles
reibungslos funkioniert, wenn die neuen Regelungen in Kraft treten.
Gehen Sie Schritt für Schritt vor:
Zunächst prüfen Sie als Unternehmer:in den Stand der Digitalisierung: Schreiben Sie Rechnungen noch
auf Papier? Ist eine digitale Rechnungsschreibung und alle zugehörigen Prozesse bereits vorhanden?
Richten Sie eine eigene Rechnungs-Empfangs-E-Mail-Adresse ein wie z.B. rechnung@meinunternehmen.de ein.
Begen Sie diese E-Mailadresse Ihren Lieferanten und bitten Sie sie, Rechnungen ausschließlich noch an
diese neue E-Mailadresse zu senden.
Prüfen Sie, ob die zur Rechnungserstellung verwendete Software auch die Erstellung von E-Rechnungen
unterstützt oder zum Fristablauf ermöglichen wird.
Erstellen Sie einen Prozess zum Umgang mit E-Rechnungen und binden Sie Ihre Mitarbeiter in diese neuen
Prozesse ein. Sie sollten auch lernen, wie die neue Software funktioniert.
Vergessen Sie nicht, die E-Rechnung zu testen!
Eine Testphase ist wichtig, um zu prüfen, ob alles gut läuft. So sehen Sie schnell, wo es noch Probleme gibt.
Danach wird die E-Rechnung Stück für Stück in Ihrem Unternehmen eingeführt. Dieser Prozess sollte
genau beobachtet und bei Bedarf angepasst werden.
Wie Sie sich auf die Umstellung vorbereiten:
Die Einführung der E-Rechnung bringt viele Vorteile. Um von diesen zu profitieren, sollten Sie Ihre Abläufe
frühzeitig anpassen. Das bedeutet: Nutzen Sie die passende Software, um E-Rechnungen zu erstellen, und
schulen Sie Ihre Mitarbeiter. Nehmen Sie Ihre Mitarbeiter mit in Ihren Prozess. So stellen Sie sicher, dass
alles reibungslos funktioniert, wenn die neuen Regeln in Kraft treten.
E-Rechnung empfangen: Ein E-Mail-Postfach reicht aus
Ab 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen und Selbstständigen in Deutschland E-Rechnungen im B2B-Bereich
empfangen können. Dafür reicht ein E-Mail-Postfach.
Viele Gewerbetreibende sind aktuell noch nicht auf den Empfang von E-Rechnungen vorbereitet. Für sie gibt es
gute Nachrichten: Die Bereitstellung eines E-Mail-Postfachs reicht für den Empfang von E-Rechnungen aus.
Allerdings könnten die beteiligten Unternehmen auch andere elektronische Übermittlungswege vereinbaren,
heißt es weiter. Zum Beispiel den Download der E-Rechnung. Die elektronische (!) Aufbewahrung der
E-Rechnung müsse den Anforderungen der GoBD entsprechen. Die Abkürzung GoBD bedeutet „Grundsätze
zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer
Form sowie zum Datenzugriff“.
Anders als bisher brauchen Sie für die „neue“ E-Rechnung keine Zustimmung mehr vom Empfänger. Das heißt,
Sie können die E-Rechnung direkt versenden, ohne vorher zu fragen. Nur wenn Sie eine andere elektronische
Rechnung nutzen, die nicht den neuen Regeln entspricht, wie zum Beispiel eine PDF-Rechnung, ist die
Zustimmung des Empfängers weiterhin notwendig. Das Gleiche gilt auch, wenn keine E-Rechnungspflicht
besteht, wie bei bestimmten steuerfreien Leistungen oder bei Kleinbetragsrechnungen.
Kann die E-Rechnung nicht empfangen werden oder wird die Annahme verweigert scheidet mangels Empfang der
Rechnung auch ein Vorsteuerabzug aus. In diesem Fall hat der Unternehmer auch kein Anrecht auf eine alternative
Ausstellung einer sonstigen Rechnung (zum Beispiel auf Papier oder PDF). Darum sollte pünktlich zum 01.01.2025
die Empfangsbereitschaft gesichert werden.
Wichtig für Privatkunden (B2C): Bei Rechnungen an Endverbraucher brauchen Sie nach wie vor deren
Zustimmung, wenn Sie die Rechnung elektronisch versenden möchten.
HINWEIS:
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keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl sie mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurden, kann eine
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beispielsweise durch einen Rechtsanwalt, Steuer- oder Unternehmensberater, nicht ersetzen.